Маршрутизація та процеси життєвого циклу внутрішніх електронних документів

Abstract

У статті обґрунтовано доцільність використання систем електронного документообігу, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації. Розмаїтість документів, велика кількість їхніх джерел і операцій над документом, значна кількість виконавців, користувачів, необхідність зберігання інформації на паперовому носії – все це говорить про те, що питання оптимізації документообігу й контролю за обробкою інформації мають ключове значення для будь-якого підприємства.

Дана стаття присвячена дослідженню організації створення та руху внутрішніх електронних документів. Розглянуто потоки електронних документів і їхній взаємозв’язок у системі управління. Не зважаючи на значну кількість досліджень, присвячених електронним документам, було здійснено спробу конкретизувати послідовність процесів створення, реєстрації та виконання, зберігання і списання внутрішніх електронних документів, а також коротко охарактеризовано кожен з цих етапів. За результатами дослідження графічно представлено стадії життєвого циклу внутрішніх електронних документів, що дало змогу отримати систематизоване представлення процесу їх руху, виявити його основні елементи та взаємозв’язки.

Розгляд стадій життєвого циклу внутрішніх електронних документів як єдиного цілого, де результати попередніх процесів використовуються для здійснення наступних, дає змогу краще з’ясувати особливості окремих процесів та станів електронного документа як інформаційного об’єкта.

Таким чином, дослідження маршрутизації електронних документів – складний багатоетапний процес, який необхідно удосконалювати і реалізовувати в усіх організаціях, так як це дозволить систематизувати, полегшити і підвищити ефективність роботи.