The practice of artificial intelligence for the time-attendance detection in a workstation

Abstract

The research emphasizes the importance of applying theoretical knowledge in legal practice, especially concerning the notion under General Data Protection Regulation (GDPR) Article 9 when legislator, according to paragraph 2, has allowed the use of artificial intelligence based on exceptions provided in «a» and «b» from the prohibition rule under paragraph 1 of the mentioned provision. Due to that, research reveals legal relations concerning unique identification practices in the workplace. Two kinds of legal relations are targeted as examples. The first one involves the time management of employees at the workplace, where the application of the principle of proportionality exemplifies that unique identification can only be practiced if there is a strict necessity. The second one discussed in terms of regulations for implementing devices that use biometric authentication for the access control to premises in workplaces under consent given by the employee.

The research confirms that unique identification in the workplace is acceptable under Article 9 (2, a & b) of the GDPR, but interference with the fundamental right of an employee to the personal data protection in a workstation for unique identification must be legitimate and proportionate to the terms to derogate from the GDPR Article 9 (1). The research suggests installing the advancement of operative interfaces and experienced technology with non-biometric intelligent systems that can deliver ample time tracking in the workplace. Дослідження підкреслює важливість застосування теоретичних знань у юридичній практиці, особливо щодо поняття, передбаченого ст. 9 Загального Регулювання Захисту Даних (GDPR), коли законодавець від- повідно до ч. 2 дозволив використання штучного інтелекту на основі винятків, передбачених пунктами «a» і «b» із правила заборони за ч. 1 зазначеного положення. У зв’язку з цим у дослідженні виявлено правовідносини, пов’язані з практикою унікальної ідентифікації на робочому місці. Як приклади розглядаються два види правовідносин. Перший пов’язаний з управлінням часом працівни- ків на робочому місці, де застосування принципу пропорційності показує, що унікальна ідентифікація може за- стосовуватися лише в разі суворої необхідності. Другий розглядається з точки зору регулювання впровадження пристроїв, що використовують біометричну автентифікацію для контролю доступу до приміщень і розумних додатків, встановлених на робочих місцях за наданою згодою працівника. Результати дослідження показують, що визначення часу присутності працівників на робочому місці через застосування технологій зі штучним інтелектом варто переглянути, щоб оцінити переваги та ризики, пов’язані з цим. Дослідження підтверджує, що унікальна ідентифікація на робочому місці прийнятна згідно зі ст.. 9 (2, a & b) GDPR, але втручання у фундаментальне право робітника на захист персональних даних під час обробки біометричних даних має бути законним і пропорційним необхідності відступу від ст.. 9 (1) GDPR. У дослі- дженні наголошено на важливості надання гарантій працівнику щодо доступу до персональних даних та без затримок, а також необхідності роботодавцю обмежити доступ до бази даних третім особам. Дослідження попереджає, що нехтування роботодавцем організаційними та технічними процедурами резервного захисту не дозволяє повною мірою оцінити ризики і може призвести до недостатнього захисту персональних даних працівника. Дослідження рекомендує проводити міждисциплінарні дослідження щодо використання біометричних характеристик розумними автоматизованими методами та закликає до прийняття нормативно-правових ак- тів, які забезпечують прозору, цілеспрямовану та зрозумілу практику застосування штучного інтелекту для громадян, які не є фахівцями-юристами, зокрема для роботодавців та працівників. Запропоновано приділити увагу до вдосконалення операційних інтерфейсів і важливості перевірки того, чи можуть небіометричні системи технологій зі штучним інтелектом забезпечити достатній облік часу на робочому місці.